國家環境信息與統計能力建設項目-項目檔案管理任務

信息來源: 更新時間:2016-12-02

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  在信息能力項目建設過程中,部項目辦高度重視檔案的管理工作,在部辦公廳文檔處的指導下,加強制度建設和檔案管理人員的技能培訓,改進檔案管理的方式、方法,以建設項目為主線歸檔,采取了實施工程與檔案同步建設,建立檔案管理責任制和實行檔案分類管理等行之有效的措施。在信息能力項目建設初步完成的同時,初步建成了真實、準確、有效、系統和完整的信息能力項目檔案。 

 

一、項目檔案形成階段

  部項目辦圍繞單項實施落實文檔管理細則,在單項實施前,明確了設備(產 品)采購類、系統集成類和應用系統開發類文檔清單,要求承建單位在合同規定的东京热一本道色综合网文檔成果基礎上,明確單項實施各個里程碑節點的文檔產出物。

  按照單項歸檔要求,工程監理依據項目文檔管理細則,制定了明確了設備采 購、系統集成和應用系統開發三類單項歸檔范圍,部項目辦檔案室依據項目歸檔清东京热一本道色综合网單,檢查審核各單項同步歸檔成果的完整性。

  在單項初驗階段,各分項工作組基于單項文檔清單,根據信息能力項目部、省實施特點,制定了單項在部、省節點(部分單項涉及市、縣節點)到貨驗收、安裝實施、測試等實施文檔,同步歸檔的管理要求。其中,部、省節點的到貨、安裝(部署、加電測試文檔,要求承建單位將分省用戶簽收(工程監理、系統總集成分項組負責人現場簽字)的文檔,匯總到部節點完成全部簽收手續后,在單項初驗后,以省為單元,對應的單項文檔裝訂后下到省。對于市、縣節點實施文檔,在節點用戶現場完成簽收后(一式 5 ,由承建單位直接將節點用戶移交簽收文檔原件移交用戶,其余簽收文檔由承建單位帶回部節點,在單項實施完成后,匯總提交檔案室。

东京热一本道色综合网  單項通過初驗后,承建單位根據驗收專家意見,對單項文檔進行整改。

 

二、項目檔案整理階段

  信息能力項目建設進入單項終驗階段后,部項目辦組織制定了檔案管理規程,作為信息能力項目檔案管理暫行辦法的過渡規范,要求承建單位對單項文檔進行收集、整理和初步的組卷工作。

  信息能力項目檔案管理規程和檔案管理暫行辦法編制、下發過程中,部項目辦協調部辦公廳文檔處多次進行指導,并按照相關意見進行整改。

东京热一本道色综合网  單項終驗前,將分省文檔下發到各省,分省用戶簽收文檔交接單并返回部項目辦,連同分省用戶報告等文檔,作為單項終驗的準入條件。

东京热一本道色综合网  單項終驗階段,隨著能力建設項目檔案管理暫行辦法的完善,要求承建單位按照檔案管理暫行辦法要求,完成對單項文檔的分類、組卷、裝盒,填寫卷內目錄、案卷題名、備考表和粘貼脊背等工作。

  項目整體驗收階段,為保障項目檔案移交和后期利用,部信息中心專項采購了檔案管理系統,要求檔案軟件系統能夠與辦公廳文檔處已有系統進行對接。

  在單項檔案收集、整理過程中,部項目辦組織了對項目參建各方檔案規程、檔案管理暫行辦法和檔案錄入培訓。

  為確保信息能力項目檔案工作規范、有序開展,在項目建設過程中,主要采取了以下措施:

  1、實施工程與檔案同步建設

  信息能力項目建設單位、工程監理、系統總集成和各單項歸檔文件材料實行與項目實施過程同步收集、整理。項目實施過程中,項目各方歸檔責任人按照歸檔要求,收集、整理文件材料。

  部項目辦檔案室管理人員對項目歸檔責任人提交的文件材料進行審核驗收,檢查文件材料是否齊全完整、內容真實、字跡清晰、填寫規范、手續完備。發現問題及時要求項目歸檔責任人提請有關單位和人員補充收集資料,補辦相關手續,充實完善文件材料。

  單項終驗階段,檔案室管理人員在單項歸檔責任人配合下,整理形成項目檔案,并組織將檔案信息錄入檔案管理系統。

  2、分省檔案管理責任落實

东京热一本道色综合网  承擔信息能力項目建設項目及其單項建設過程管理的分省項目辦,確定項目檔案管理員。負責定期收集、檢查、匯總、管理項目歸檔責任人移交的文件材料,指導、監督文件材料的收集、整理和歸檔工作。部辦公廳文檔處對信息能力項目分省檔案工作進行指導和監督,項目中期檢查期間,部辦公廳文檔處參加了對多個省份文檔管理工作落實情況檢查。

  3、實行檔案分類管理

  信息能力項目歸檔材料是指項目建設直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的紙質文件和電子數據資料。歸檔的紙質文件應為原件或者正本,且簽章或者簽字手續完備;歸檔的電子數據資料應符合有關電子文件歸檔的要求。整理歸檔材料,保持其真實、準確、有效、系統和完整,適應數字化管理的需要。

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