國家環境信息與統計能力建設項目-項目檔案整理方法

信息來源: 更新時間:2016-12-02

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  一、檔案管理原則要求
  依據國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法(檔發〔2008〕3 號),國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范(DA/T 28-2002),歸檔文件整理規則(DA/T 22-2000)、電子文件歸檔與管理規范(GB/T18894-2002)等有關規定。在國家檔案局和部辦公廳文檔處指導下,在前期檔案管理規程基礎上,結合實際情 況,2013 年,制訂印發了《國家環境信息與統計能力建設項目檔案管理暫行辦法》(環辦發[2013]1498 號)。2014 年,針對檔案管理工作中遇到的新情況、新問題,對暫行辦法進行補充修訂。信息能力項目檔案管理暫行辦法針對檔案整理明確了如下原則和要求。
  1、項目檔案材料收集:項目各方的歸檔材料,應當保持其真實性、準確性、有效性、系統性和完整性,適應數字化管理的需要。
  2、資料收集:建設單位、系統總集成、工程監理等管理文檔,要求同步提交檔案室。各單項實施文檔分階段提交文檔。
  3、部本級檔案整理:單項檔案在終驗后進行規范性整改、歸檔和錄入工作。總集成、監理以分項組為單位,隨分項實施完成管理文檔向檔案的過渡。建設單位以分項工作組為單位,分頭落實檔案整理工作。
  4、分省檔案管理:分省檔案主要由管理類、財務類、分項實施類三部分構  成。單項項初驗后,組織單項初驗文檔下發。單項終驗并通過檔案分項檔案驗收 后,將單項檔案下發,分省的管理類、財務類文檔,參照檔案管理暫行辦法進行整理。
  5、檔案檢查流程:項目各方歸檔責任人應當按照歸檔要求,收集、整理文件材料;單項通過驗收后 3 個月內,各單項應當將整理完成的文件材料提交部項目辦檔案管理人員;部項目辦項目同步收集各方歸檔文件材料,對項目歸檔責任人提交的文件材料進行審核驗收,檢查文件材料是否齊全完整、內容真實、字跡清晰、填寫規范、手續完備,發現問題后,及時通報相關方歸檔責任人補充收集資料,補辦相關手續,充實完善文件材料;檢查合格的資料應按要求整理形成項目檔案,將檔案信息錄入檔案管理系統。
  
  二、項目檔案分類情況
  信息能力項目按照項目管理特點,將項目整體檔案劃分為九大類,包括工程立項、工程招投標、工程合同、工程綜合管理、工程實施、工程監理、工程總集成、工程財務、工程驗收。九大類檔案的漢語拼音縮寫,構成了檔號分類名稱。
 
  三、項目檔案整理細則
  信息能力項目參建各方完成檔案收集整理后,各單項承建單位按照《國家環境信息與統計能力建設項目檔案管理暫行辦法》要求,完成檔案組卷、確定檔號、填寫保管期限信息、加蓋檔案章及填寫檔號信息,填寫卷內目錄、案卷題名和卷內備考表信息,并完成檔案裝盒和粘貼背脊工作。單項終驗前,初步形成單項檔案。
  檔案保管期限是《國家電子政務工程建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》要求執行,每個案卷保管期限為卷內各件中保管期限最大值。
  信息能力項目初步驗收階段,項目參建各方按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-2002)要求,對檔案加蓋檔號章并填寫信息。信息能力項目檔案移交階段,根據部辦公廳文檔處要求,需要對移交檔案補充全宗號信息,以滿足環境保護部檔案整體性管理需要。                       
  1、文件材料收集
  收集的文件材料以原件、正本為主,且簽章手續完備。無法取得原件的,可用
  復印件代替,但注明原件出處、存放位置等信息。原件正文帶附件的,對附件進行一并收集。
  2、裝訂
  歸檔文件材料按件裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后; 原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。光盤按產生的時間順序排放;其它文檔資料依其形成規律或特 點,保持文檔之間的有機聯系。
  3、案卷及卷內文件排列
  案卷組卷依據項目歸檔文件材料的形成規律,保持案卷內文件的有機聯系和案卷的成套、系統,便于檔案的保管和利用。
  案卷按項目立項、招標采購、合同簽訂、項目實施、項目監理、項目驗收等階段排列。
  卷內文件以件在最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列,其中項目管理制度辦法、領導講話、會議紀要、請示匯報與簡報等成套、集中排列。
  4、編目
  1)案卷編目要素
  案卷題名:應簡明、準確揭示卷內文件的內容,必須包括建設項目名稱,原則上案卷題名的文字長度不應該超過 127 個漢字。
  立卷單位:填寫文件組卷部門或項目負責部門。施工文件、竣工圖的立卷單位一般填寫施工單位名稱。監理文件的立卷單位填寫監理單位名稱。
  起止日期:文字卷填寫卷內文件形成的起止日期(即案卷內文件形成的最早和最晚日期);圖紙卷可填寫項目工程交接時間。年、月、日之間無相隔,例如“2010 年 10 月 12 日”填寫為“20101012”。起止日期中間用“-”相連,例如 “20100320—20101009”。
  保管期限:依據“國家電子政務工程建設項目文件歸檔范圍和保管期限表”填寫組卷時劃定的保管期限。
  密級:依據保密規定填寫卷內文件的最高密級。
  檔號:依據項目檔案分類編號方案填寫,詳見下面(五)。
  2)卷內目錄要素
  序號:用從 001 起依次標注卷內文件的排列順序,一個文件一個順序號。文件編號:填寫文件發文字號、編號、圖紙的圖號,照原文字和符號著錄。責任者:寫文件形成部門或主要責任者。
  文件材料題名:文字材料的題名由建設項目名稱、項目單項名稱、項目子項名稱、文件材料名稱和階段組成。竣工圖的題名由建設項目名稱、項目單項名稱和圖紙名稱(落尾名或后綴語為“竣工圖”)組成。歸檔外文資料的題名應譯成中文。
  日期:填寫文件形成日期,以 8 位阿拉伯數字標注年月日,如 20110918。案卷內某些文件有幾個日期,一般填寫最晚的日期。
  頁號:填寫每份文件首頁上標注的頁號,每卷內最后一份文件填寫首尾頁上標注的頁號即起止頁號,起止頁號之間用“~”聯結。
  5、檔號編碼規則
  檔案編目分類采用四層十三位編碼規則,各層間以“-”號間隔,如圖 1 所示。
  
  
  圖 1 信息能力項目檔案分類編碼圖

 

  
  
  第一層:項目名稱,采用 4 位字母加 1 位數字表示,即 GHXN1,含義為國家環境信息與統計能力建設項目一期工程。
  第二層:分類名稱,采用 2 位字母表示。包括立項文檔(LX)、項目綜合管理文檔(ZH)、招標文檔(ZB)、合同文檔(HT)、項目實施文檔(SS)、監理文檔(JL)、總集成文檔(JC)、財務管理文檔(CW)和整體驗收文檔(YS),共九類。
  第三層:子分類名稱,采用 2 位字母加 2 位數字表示。
  第四層:案卷序號,采用 2 位數字表示,從 01 開始遞增且不能為空。指在同一個子分類中每個案卷的順序號。按照“一事一卷”原則,案卷序號與對應檔案盒的順序號一致。
  例 1:GHXN1-SS-AQ00-01 表示實施類安全系統國家包部節點檔案第一卷。例 2:GHXN1-JL-ZT00-01 表示監理總體組檔案第一卷。
  例 3:GHXN1-HT-BF00-01 表示合同類備份軟件單項部節點合同檔案第二卷。為有效將檔案整理和編碼規則貫徹落實,部項目辦進一步制定了信息能力項目子分類命名、單項子分類編碼和全國行政區編碼規則。
  6、目錄和電子文件著錄
  電子文件的收集參照紙質文件收集范圍,重要結果文件形成電子掃描件,存放軟件程序、照片的光盤介質,按照檔案“件”進行整理,并符合《電子文件歸檔與管理范》(GB/T 18894—2002)要求。
  按分類方法將案卷目錄、卷內目錄各要素錄入檔案管理系統的檔案庫,并電子文件掛接在相應的卷內目錄上。
  7、卷內目錄等編制
  卷內目錄、脊背、案卷封面及卷內備考表應用檔案管理系統輸出打印方式編 制,格式見附件 1  《國家環境信息與統計能力建設項目檔案管理暫行辦法》附件。 
  8、裝盒
  卷內目錄排列在卷內文件首頁之前,卷內備考表排列在卷內文件末頁之后。裝盒原則上不超過檔案盒容量的 90%,也不低于 50%。
  

附件

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